DOCUMENTACION MERCANTIL

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

• Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

• Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal

A continuación se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la practica de la contabilidad.

1. LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que tiene cada mes.

A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:

1. Valor o importe de la letra de cambio en números.
2. Fecha de emisión de la letra de cambio.
3. Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4. Plazo o fecha de vencimiento.
5. Letra o Unica.
6. Nombre del beneficiario.
7. Valor de la letra en forma literal.
8. Recibido.
9. Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10. Firma del acreedor.

FUENTE:http://contabilidadbasica.weebly.com/letra-de-cambio.html

2. PAGARES

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.

No pueden ser girado a la vista sino:

• A días o meses fecha.
• A fecha fija.Los pagarés peden ser de diferentes tipos:

1. Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.

2. Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.

3. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.

4. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento.

5. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE

El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1. Importe en cantidad de la deuda.
2. Nombre completo del deudor.
3. Fecha de vencimiento de la obligación.
4. Nombre del beneficiario o acreedor.
5. Importe literal.
6. El porcentaje de interés ordinario.
7. El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8. Nombre del garante.
9. Fecha de emisión del pagaré.
10. Firma del deudor.
11. Firma del garante.

FUENTE:http://contabilidadbasica.weebly.com/pagares.html

3. CHEQUES

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERÍSTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

-El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.

 

-El cheque se puede girar por dos modalidades:

• Al portador.
• Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

FORMATO DE UN CHEQUE

Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cantidad en cifras.
2. Fecha de emisión del cheque.
3. Nombre del beneficiario.
4. Cantidad en letras.
5. Firma del girador o librador.
6. Número del cheque.
7. La clave o número de cuenta.

FUENTE:http://contabilidadbasica.weebly.com/cheque.html

4. RECIBOS

El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los recibos de:

• Recibo de Caja de Ingreso.
• Recibo de Caja de Egreso.
• Recibo de Alquiler.
• Recibo de Depósito en cuenta corriente.
• Recibo de Depósitos en garantía.
• Recibo de Depósitos en custodia.
• Recibo de Depósito a plazo fijo.
• Recibo de Depósito judicial.

RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.

El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad de los mismos.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Número del cheque y el banco.
6. Lugar y fecha de emisión.
7. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO

Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.

El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1. Importe en numeral.
2. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3. Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4. Una breve descripción del pago.
5. Lugar y fecha de emisión.
6. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7. Firma del beneficiario

RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino.

El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa.

Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este servicio.

RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés.El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses.

RECIBO DE DEPÓSITOS EN GARANTÍA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento.

RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión.

RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad.

FUENTE:http://contabilidadbasica.weebly.com/recibos.html

5. FACTURAS 

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.

Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.

Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

FUENTE:http://contabilidadbasica.weebly.com/facturas.html

6. VALES

Un vale es un documento administrativo, por medio del cual un sujeto señala por escrito haber recibido objetos o dinero en calidad de préstamo. Es utilizado como promesa de pago, a través del cual el deudor contrae un compromiso de pago con su acreedor, sobre cierta cantidad de dinero, en el lugar y fecha que se estipule en el mismo documento. Un vale debe contener: fecha, nombre del deudor, nombre del acreedor, cantidad de objetos o dinero que se presta, datos de los objetos dados en préstamo, incluyendo el estado físico en que se encuentren; finalmente la firmas de los involucrados.

FORMAS DE GIRO

• A fecha fija: ocurre cuando se establece en el vale, la fecha de vencimiento en un día especifico.

• A cierto plazo de la fecha de giro o emisión: en este caso el vale se vence luego de pasado el tiempo desde la fecha de emisión, según lo pactado.

En las empresas cuando un empleado toma dinero para comprar algún material o mercancía que no haya en existencia en la compañía; o porque desea un adelanto sobre su salario, se elabora un “vale de caja”. Este vale debe llevar: fecha, cantidad en número y letra, explicación clara sobre el concepto, firma de autorización, rubrica de quien recibe el dinero.

De igual manera,, el término vale es utilizado como documento comercial para el pago de un producto o servicio. Puede representar la cancelación total o parcial del monto a pagar. Lo común es que los establecimientos comerciales, brinden vales a sus clientes para captar su lealtad hacia ellos. En este caso existen tres clases de vale:

• Vale del fabricante: es un método de promoción muy adecuado para incluir nuevos productos en el mercado. Los clientes están prestos a probar productos nuevos si el precio es menor que el recomendado, muchos establecimientos aceptan el descuento propuesto por el fabricante cuando un cliente libera un vale.

• Vale del distribuidor: es un mecanismo de promoción que benefician a aquellos clientes que ya compraban el producto. El minorista los emite para conservar a esos compradores y lograr un incremento en el gasto por compra.

• Vale de despensa: es una asistencia que se le otorga a los trabajadores por parte de la empresa. Estos vales son sustituidos en los auto mercados por bienes de consumo.

FUENTE:http://conceptodefinicion.de/vale/

7. NOTAS DE REMISION

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.

La nota de remisión deberá expedirse como mínimo por duplicado y deberá contener la lista de mercadería o de elementos suministrados. Lo más frecuente es que la misma se extienda por triplicado, el original para el comprador, la copia para el vendedor y la tercera para quien transporta la mercadería a efectos que le sirva como constancia de la operación que se llevó a cabo en caso de haber reclamos de parte de algunas de las dos partes, comprador o vendedor.

FUENTE:http://www.definicionabc.com/general/nota-de-remision.php

8. NOTA DE ABONO 

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Función de la Nota de Débito

Es el documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc.

En qué casos se usa la Nota de Débito

En los bancos: Cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior.

En los comercios: Cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una Nota de Débito. Las causas que generan su emisión pueden ser:

• Error en menos en la facturación.
• Intereses.
• Gastos por fletes.
• Gastos bancarios, etc.

Datos Obligatorios de la Nota de Débito

Número de cliente, nombre y apellido, hacer referencia a una factura, numeración, importe, cantidad que devuelves, importe total.

Cuál es la información básica que debe tener la Nota de Débito

Las notas de débito deben contener información del emisor, de los costos, gastos o intereses, del comprobante de venta al que hace referencia e identificación de quien la recibe; así como los datos de la autorización y de su caducidad.

FUENTE: http://www.zonaeconomica.com/contabilidad/nota-debito

9.NOTA DE CRÉDITO

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes.

Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota.

Ejemplo

La empresa A envía una factura a B. B contacta con A, dado que, la factura es errónea y no había contratado el servicio completo.
A, una vez de acuerdo con B, envía una nota de crédito a B con el importe de laanulación de la factura original.

Rectifica facturas con notas de crédito

Como bien establece la ley, queda prohibido eliminar facturas emitidas, por ello, cuando cometas un error en una factura, crea una nota de crédito por el valor de la factura en negativo.

FUENTE:https://debitoor.es/glosario/definicion-de-nota-de-credito